Jeżeli idzie o opodatkowanie organizacji imprezy świątecznej z punktu widzenia kosztów podatkowych pracodawcy, to rozważenia wymaga, czy taka impreza ma charakter reprezentacyjny.

Zgodnie z przepisami ustaw dochodowych[3], nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z powyższego nie można wyprowadzać wniosku, iż wszelkie wydatki na konsumpcję są wyłączone z kosztów podatkowych.  Idzie tu o takie koszty konsumpcji, które jednocześnie mają charakter wydatków, służących reprezentacji firmy. 

Wobec braku legalnej definicji reprezentacji, zasadne jest odniesienie się do definicji językowej, z której można wyprowadzić, że reprezentacja to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, w tym związane z przyjmowaniem kontrahentów[4]. 

Wobec powyższego, organy podatkowe skłonne są przyjmować, iż w przypadku, gdy na imprezie firmowej pojawi się jako gość osoba z zewnątrz (w szczególności kontrahenci), to wówczas organizowana impreza ma charakter reprezentacyjny, służąc prezentacji firmy na zewnątrz i co za tym idzie, wydatki na jej organizację nie stanowią kosztów podatkowych[5].

Natomiast w przypadku, gdy impreza ma charakter wewnętrzny, to organy podatkowe z zasady nie kwestionują jej integracyjnego charakteru, a tym samym związku wydatku poniesionego na jej organizację z przychodem podatkowym[6]. Z zasad doświadczenia życiowego wynika, że pracodawca organizuje świąteczne spotkanie dla pracowników przede wszystkim po to, aby poprzez wspólne celebrowanie tradycji, czy to podczas wspólnej uroczystej kolacji czy wspólnej zabawy, zbudować więź pomiędzy pracownikami i w ten sposób związać pracowników z samą firmą jako przyjaznym i wartościowym środowiskiem pracy. W ten sposób pracodawca może zasadnie oczekiwać większego zaangażowania w pracy, co może realnie przekładać się na przychód.

Drugą kwestią, którą należy mieć na uwadze, to sposób finansowania wydatków. Jeżeli wydatki na organizację imprezy świątecznej pochodzą z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, to nie są one kosztem podatkowym[7], ale odpisy dokonane na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o ile środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu[8].

Organizacja imprezy świątecznej a VAT.

Na gruncie przepisów UoVAT, organizacja imprezy świątecznej dla pracowników to nieodpłatne świadczenie usług. Zasadniczo, opodatkowaniu VAT podlega odpłatne świadczenie usług.

Nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracowników do dnia 31 marca 2011 r. traktowane było jak odpłatne świadczenie usług tylko wtedy, gdy:

- przeznaczone było na cele osobiste pracowników, w tym byłych pracowników, albo

- stanowiło inne nieodpłatne świadczenie (tzn. było przeznaczone na cele inne niż osobiste pracowników)

i jednocześnie nie było związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Impreza świąteczna nie jest organizowana dla celów osobistych pracowników - celem pracodawcy jest zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy i dobrych relacji pomiędzy pracownikami, a nie wyżywienie konkretnych osób.

Nawet, jeżeli pracownik zabrałby do reklamówki ciasto, to przecież trudno racjonalnie uznać, aby był to cel zorganizowania imprezy świątecznej.

Związek pomiędzy organizacją imprezy świątecznej dla pracowników a działalnością opodatkowaną pracodawcy również przesądzał o braku opodatkowania takiego świadczenia VAT[9].

Po noweli, którą z dniem 1 kwietnia 2011 r. zmieniono brzmienie art. 8 ust. 2 UoVAT[10], rozliczenie imprezy świątecznej wciąż odbywa się na analogicznych zasadach i jej zorganizowanie nie podlega opodatkowaniu VAT.

Jeżeli natomiast idzie o prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia usługi organizacji imprezy świątecznej, to w praktyce przyjmuje się związek pomiędzy nabyciem usługi a działalnością gospodarczą podatnika, co z reguły wiąże się z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi i co za tym idzie, możliwością obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na fakturze zakupowej.

Udział w imprezie świątecznej jako przychód pracownika.

Kolejną kwestią na gruncie opodatkowania imprezy świątecznej jest podatkowe rozliczenie pracowników, zwłaszcza w kontekście ostatniej uchwały Izby Finansowej Naczelnego Sądu Administracyjnego w przedmiocie opodatkowania pakietów medycznych jako nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników[11].

W oparciu o tą uchwałę, organom podatkowym zdarza się wyciągać daleko idące i nieuprawnione wnioski, że każdy zatrudniony, którego firma już zaprosiła na imprezę integracyjną (w tym świąteczną), osiąga przychód, bez względu na to, czy wyraził chęć uczestnictwa i czy rzeczywiście brał w niej udział[12].

Przychodu nie można przecież domniemywać i musi on stanowić realne w sensie ekonomicznym przysporzenie[13].  Przepis art. 11 ust. 1 UoPDoF stanowi wyraźnie, że przychodem jest wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Warto zwrócić uwagę, że niejednokrotnie impreza świąteczna odbywa się po godzinach pracy i uczestnicząc w niej pracownik poświęca swój czas wolny lub zarezerwowany dla rodziny, a niepojawienie się na imprezie integracyjnej może niekorzystnie odbić się na awansie.  Trudno uznać, by ciastka, przekąska, czy nawet bardziej wystawny obiad rekompensowały pracownikowi taką formę „nadgodzin”.

Jeżeli zaś kolacja wigilijna odbywa się w godzinach pracy, to pracownik i tak zmuszony jest w niej uczestniczyć, co wynika z zasad podporządkowania pracodawcy. 

Nie można też abstrahować od celu takiego świadczenia – po stronie pracodawcy nie jest nim chęć nakarmienia konkretnego pracownika, ale stworzenie atmosfery zachęcającej do integracji zbiorowości pracowników, postrzeganych jako wspólnota – wspólne spożywanie kolacji taką atmosferę tworzy.

Ten sposób rozumowania znajduje swój przejaw w stanowisku sądów administracyjnych[14] i praktyki podatkowej[15], że jeżeli świadczenia nie można przyporządkować konkretnej osobie, to nie można mówić o jej przychodzie podatkowym.

Niestety, organy podatkowe bardzo często prezentują poglądy odmienne, wychodząc z założenia, że pracodawca organizując imprezę zawsze kalkuluje koszt jednostkowy, który należy uznać za przychód pracownika[16]. Zdarzają się również twierdzenia, że techniczne trudności czy brak listy pracowników obecnych na spotkaniu integracyjnym nie dowodzą, że dany pracownik nie otrzymał świadczenia[17].

[6] Por: interpretacje ind. MF wydane przez Dyrektora IS w Bydgoszczy z 31.08.2009 r. nr ITPB3/423-304/09/MT czy Dyrektora IS w Warszawie z 3.07.2009 r. nr IPPB5/423-187/09-2/DG oraz z 26.05.2011 r. nr IPPB5/423-375/11-2/RS.

[7] Idzie o art. 16 ust. 1 pkt 45 UoPDoP oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 UoPDoF.

[8] Idzie o art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b UoPDoP oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) UoPDoF.

[9] Tak: wyrok WSA w Warszawie z 17.12.2007 r., III SA/Wa 1287/07: „(…) W przypadku organizacji imprez integracyjnych dla pracowników istnieje związek świadczenia z przedsiębiorstwem, tego rodzaju imprezy służą bowiem przede wszystkim celom pracodawcy: integrują pracowników i zwiększają efektywność pracy”.

[12] Tak: interpretacje ind. MF wydane przez Dyrektora IS w Katowicach z 19.07.2010 nr IBPBII/1/415-433/10/BD i z 8.07.2010 r. nr IBPBII/1/415-411/10/BD: „(…)o powstaniu przychodu ze stosunku pracy nie przesądza fakt skorzystania przez pracownika z oferowanych przez pracodawcę spotkań integracyjnych (...), lecz samo otrzymanie przez pracownika możliwości skorzystania z imprez integracyjnych o określonej wartości pieniężnej (...). Postawienie do dyspozycji pracownikowi możliwości nieobowiązkowego uczestnictwa w spotkaniach integracyjnych, które skierowane są tylko do pracowników Spółki, stanowi nieodpłatne świadczenie (...)”.